Dirigir um negócio pode ser mais complicado do que você imagina. O mesmo vale para os funcionários: eles podem estar em uma rotina quase constante de reuniões, entregas ou saídas em todo o País. Para controlar as despesas da sua empresa, é essencial acompanhar de perto o quanto os colaboradores gastam com combustível e outras despesas. Manter o controle de gastos é vital para o bom gerenciamento da frota.
Abaixo, confira sete dicas para controlar e organizar mais a saúde financeira da sua empresa.

1. Instale um GPS

Para ter certeza de que a quantidade de combustível no veículo está de acordo com o percurso da viagem, o GPS é uma ótima ferramenta. O aparelho armazena e transmite todas as milhas acumuladas pela frota. Algumas empresas (de entrega, por exemplo) já estão vendo isso como um componente-chave, mas qualquer negócio com uma frota pode se beneficiar do software de rastreamento.

2. Consolide os custos de viagens

Hotéis, seguradoras e empresas de aluguel de carros precisam se manter competitivas. Considere negociar com os fornecedores para obter taxas favoráveis com base no volume de negócios. Esclareça quantos funcionários usam os serviços e com que frequência, para analisar se há o caso de taxa preferencial.

3. Reconheça um histórico de baixa despesa

Por que os motoristas devem ficar abaixo do limite que você definiu para a milhagem se não houver incentivo? Tente promover uma cultura de recompensas para aqueles que seguirem os conselhos de gerenciamento de despesas e economizarem mais dinheiro em suas viagens. Isso pode ser um simples reconhecimento ou um pequeno prêmio para o maior poupador a cada mês.

4. Pague apenas o que for necessário

Não faz sentido pagar por um veículo maior de transporte, se não é necessário para o negócio. Converse com sua equipe e pergunte, periodicamente, como está o desempenho dos veículos durante as viagens. Desta maneira, você está sempre ciente do que está acontecendo. Gastar muito com caminhões, caminhonetes, carros ou motos que não atendem às necessidades da empresa é perda de dinheiro.

5. Explore diagnósticos de reparos

Falhas sempre acontecerão, não há como escapar disso. O tempo é tudo em relação à manutenção da frota, por isso é importante monitorar as condições dos veículos. As ferramentas de diagnóstico disponíveis no mercado podem ser conectadas diretamente a um sistema escolhido. Elas podem verificar anomalias e fornecer um código de referência especial, determinando a urgência de um reparo. Posteriormente, você não sofrerá com o fato de os veículos estarem fora de ação quando não precisarem estar.

6. Invista no gerenciamento de frota

Há várias vantagens em usar o software de gerenciamento de frota. As soluções digitais estão ficando mais inteligentes, amplas e corretas na análise dos custos dos veículos. Procure uma ferramenta que compõe o seu histórico de despesas – ao longo de dias, semanas e meses – com uma interface de usuário facilmente utilizável. Saber onde os recursos foram gastos, não importa a complexidade, é fundamental para o controle de custos a longo prazo.
Estas são apenas algumas das maneiras pelas quais você pode reduzir as despesas de viagem para o gerenciamento inteligente de frotas.

7. Invista em cartões de combustível

Misturar pagamentos de combustível com outras despesas pode se transformar em dor de cabeça na hora da prestação de contas. Com um cartão combustível além de eliminar o estresse de ter que reunir diversos comprovantes, você pode usufruir de benefícios como desconto em combustível, recolha de notas fiscais e muito mais.

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Fonte:https://www.allstarcard.co.uk/this-matters/business/expense-management-advice-for-managers-of-small-fleets/